Slopade papperskvitton: Vad innebär den nya lagen för dig som företagare?

Innehållsförteckning

Från och med 1 juli 2024 har en ny lag trätt i kraft som innebär att kravet på att spara papperskvitton slopas, förutsatt att underlagen sparas digitalt. Lagen möjliggör en moderniserad bokföringsprocess och minskat behov av tidskrävande fysisk arkivering.

Vad innebär lagändringen från 1 juli 2024?

Den nya lagen är tydlig, du behöver inte längre spara ditt underlag i originalformat om det finns en digital kopia. Detta gäller för alla typer av underlag, både kvitton och fakturor. Den digitala kopian måste dock vara spårbar, läsbar och sparas korrekt enligt de krav som ställs på bokföring.

Med andra ord är kravet på att spara papperskvitton i minst tre år efter räkenskapsårets slut ett minne blott.

Hur hanterar du gamla papperskvitton?

Den nya lagen påverkar inte bara framtida kvitton utan har även konsekvenser för dina gamla underlag. Papperskvitton som du redan har sparat behöver inte längre bevaras om de är digitaliserade. Det innebär att du kan slänga de fysiska originalen och frigöra plats i dina arkiv, förutsatt att de digitala kopiorna uppfyller bokföringskraven.

Det här är inte bara en praktisk fördel utan kan även minska risken för misstag i bokföringen.

Digitala kopior måste sparas i minst sju år efter räkenskapsårets slut, precis som tidigare. Detta gäller även om du har brutet räkenskapsår.

Digitaliseringen gör det lättare att hitta, organisera och säkra underlag även om du byter bokföringssystem eller revisor.

Men det är viktigt att komma ihåg att spara dina digitaliserade underlag korrekt och säkert. Använd molntjänster eller externa hårddiskar som uppfyller bokföringslagens krav på tillgänglighet och säkerhet.

Fördelarna med att slippa spara papperskvitton

Slopade papperskvitton medför många fördelar för företagare, både praktiska och ekonomiska:

Minskad administrativ börda: Du slipper dubbelarbete med att hantera och lagra både digitala och fysiska kopior av samma underlag.
Kostnadsbesparingar: Utgifterna för papper, utskriftsutrustning och förvaring reduceras kraftigt. Dessutom minskar risken för förluster och misstag kopplade till fysisk hantering.
Effektivare sökprocesser: Digitala kvitton är enkla att söka igenom, vilket sparar tid vid bokslut och revisioner.
Hållbarhet: Mindre pappersförbrukning minskat klimatpåverkan i flera steg.
Framtidssäkring: Med digitaliserade processer hänger du med i samhällsutvecklingen och anpassat till nya krav och förväntningar.

Så här gör du för att följa de nya reglerna

Att implementera den nya lagen kräver en viss förberedelse. Här är några praktiska tips för att säkerställa att du följer de nya reglerna:

Digitalisera dina underlag:
Se till att skanna eller fota papperskvitton så snart du får dem. Använd appar eller program som automatiskt laddar upp och organiserar dina kvitton digitalt.
Välj en pålitlig molntjänst:
Använd en molntjänst som är designad för bokföring och uppfyller krav på datasäkerhet. Exempelvis kan tjänster som Fortnox, Visma eller liknande alternativ för att hantera dina digitala underlag säkert och effektivt.
Utbilda dig och ditt team:
Se till att alla som hanterar företagets ekonomi är medvetna om de nya reglerna och har tillgång till rätt verktyg för att arbeta digitalt.
Håll ordning på dina filer:
Skapa en tydlig och strukturerad mappstruktur för dina digitala underlag. Kategorisera dem efter år, månad och typ av underlag för att enkelt kunna hitta och redovisa material vid behov.
Säkerhetskopiera regelbundet:
För att undvika förlust av viktiga dokument vid tekniska problem är det viktigt att göra regelbundna säkerhetskopior av dina digitala filer.